Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Version: 2026-10-13-4 Freigegebene Fassung Parteien und Geltungsbereich Verantwortlicher ist die im Bestätigungsvorgang bezeichnete Feuerwehr. Auftragsverarbeiter ist Florian Schierer, IT-Solutions Schierer, Christophorus-Siedlung 23, 3751 Sigmundsherberg, Österreich, office@it-schierer.at. Die Vereinbarung betrifft den Betrieb von BlaulichtDoku für diese Feuerwehr und gilt auch für eine vereinbarte Testphase. Sie begründet keine kostenpflichtige Bestellung. Gegenstand, Dauer und Daten Gegenstand ist die Bereitstellung der Webapp zur Dokumentation von Einsätzen und Tätigkeiten einschließlich Stammdaten, Fotos, PDF-Berichten, gewähltem Versand und Sicherungen. Verarbeitet wird für die Dauer der Nutzung und die anschließend vereinbarte Rückgabe beziehungsweise Löschung. Betroffene Personen können Mitglieder, Benutzer, Ansprechpartner, Einsatzbeteiligte und Geschädigte sein. Datenarten umfassen Namen, Kontakt- und Mitgliederdaten, Dienstgrad, Standesbuchnummer, Zuordnungen und Rollen, Einsatz- und Tätigkeitsangaben, Fotos, Fahrzeug-/Gerätebezüge sowie technische Betriebsdaten. Je nach von der Feuerwehr erfasstem Inhalt können insbesondere Gesundheitsdaten oder andere besonders schutzbedürftige Daten enthalten sein. Die Feuerwehr bestimmt Zulässigkeit und erforderlichen Umfang. Weisungen und Vertraulichkeit Der Anbieter verarbeitet Feuerwehrdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung der Feuerwehr und nicht für eigene Werbung oder andere eigene Zwecke. Die vereinbarten App-Funktionen und Einstellungen gelten als Grundweisung. Weitere Weisungen sind an office@it-schierer.at zu richten. Der Anbieter informiert über Weisungen, die er für datenschutzwidrig hält. Gesetzlich erforderliche abweichende Verarbeitungen werden der Feuerwehr mitgeteilt, soweit dies zulässig ist. Mit der Verarbeitung betraute Personen werden zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer entsprechenden gesetzlichen Pflicht. Zugriffe werden auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Berechtigungen beschränkt. Technische und organisatorische Maßnahmen Die Maßnahmen umfassen HTTPS-Zugriff, persönliche Konten, Passwort-Hashes, Rollen und Feuerwehrzuordnung, Begrenzung von Anmeldefehlversuchen und Uploads, geprüfte Bildverarbeitung sowie eingeschränkte Containerrechte. Die Trennung der Feuerwehren erfolgt durch Zuordnung und Zugriffskontrollen in der Anwendung, nicht durch jeweils eigene physische Server. Borg-Sicherungen werden verschlüsselt auf getrenntem Sicherungsspeicher abgelegt. Schlüssel und Passphrase sind nur für den notwendigen Betrieb zugänglich. Sicherungen und Integritätsprüfungen laufen regelmäßig; isolierte Datei-/Datenbank-Wiederherstellungstests sind möglich. Wartung, Sicherheitsupdates und kontrollierte Wiederherstellung ergänzen diese Maßnahmen. Der Anbieter hält angemessene Maßnahmen aufrecht und passt sie bei Bedarf an, ohne das vereinbarte Schutzniveau zu verringern. Weitere Auftragsverarbeiter Hetzner Online GmbH wird für den App-Server und die Storage Box für Borg-Sicherungen eingesetzt; beide befinden sich nach Bestätigung des Betreibers in Falkenstein, Deutschland. Die Hetzner-Auftragsverarbeitungsvereinbarung vom 13.10.2026 enthält die Datenarten und betroffenen Personengruppen von BlaulichtDoku. Zusätzliche Cloudbackups des EU-Servers verbleiben laut Hetzner innerhalb der EU. Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland, wird für den transaktionalen E-Mail-Versand eingesetzt. Die Datenschutzvereinbarung ist Anhang 3 der Nutzungsbedingungen in der Fassung vom 16.10.2025 und sieht Brevo als Unterauftragsverarbeiter vor, wenn der Kunde selbst für einen Verantwortlichen tätig ist. Die Infrastruktur-Dienstleister umfassen gemäß der dortigen Anlage 2 insbesondere OVH (Frankreich/Deutschland), Google Cloud (Belgien) und Cloudflare (EU/USA). Weitere Unterstützungsdienste können beteiligt sein. Mögliche Drittlandverarbeitungen werden durch die dort vorgesehenen geeigneten Garantien geregelt; ausschließliche Verarbeitung innerhalb der EU wird nicht zugesagt. Entsprechende Datenschutzverpflichtungen sind sicherzustellen; der Anbieter bleibt gegenüber der Feuerwehr für die Erfüllung seiner Pflichten verantwortlich. Die Feuerwehr erteilt eine allgemeine Genehmigung für die in der freigegebenen Anlage bezeichneten Unterauftragnehmer. Geplante Änderungen werden vor ihrer Umsetzung mit angemessener Gelegenheit zum begründeten Widerspruch mitgeteilt. Drittlandübermittlungen erfolgen nur im Rahmen zulässiger Weisungen und erforderlicher gesetzlicher Garantien. Unterstützung und Vorfälle Der Anbieter unterstützt die Feuerwehr unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen bei Betroffenenrechten, Sicherheit, Meldung von Datenschutzverletzungen sowie gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation. Werden dem Anbieter Verletzungen des Schutzes personenbezogener Feuerwehrdaten bekannt, informiert er die Feuerwehr unverzüglich und stellt die verfügbaren notwendigen Angaben bereit. Der Anbieter stellt die zur Prüfung seiner Pflichten erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht vereinbarte Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch die Feuerwehr oder einen beauftragten Prüfer. Die vertraulichen Daten anderer Feuerwehren sind dabei zu schützen. Rückgabe oder Löschung Mit Ende der Nutzung beauftragt die Feuerwehr als dokumentierte Standardweisung die Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß den vereinbarten Fristen. Die Feuerwehr kann rechtzeitig vor dem Nutzungsende eine abweichende zulässige Weisung zur Rückgabe oder Aufbewahrung erteilen. Verbleibende Kopien werden entfernt, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Eine erneute automatische Übersendung bereits bereitgestellter Berichte ist nicht vereinbart. Die Löschung im laufenden System und die Entfernung aus Sicherungskopien erfolgen nach einem dokumentierten Verfahren. Feuerwehrdaten werden spätestens sieben Tage nach dem vereinbarten Nutzungsende aus dem laufenden System gelöscht. Verbleibende Sicherungskopien sind auf höchstens 90 Tage begrenzt. App und Worker führen vor Inbetriebnahme den Abgleich mit dem aktuellen externen Löschregister aus. Vor einer vollständigen Host-Wiederherstellung ist der aktuelle Hostdienst zu installieren, damit ein alter Registerstand nicht verwendet wird. Ein Wiederherstellen darf keine unzulässige erneute Verarbeitung gelöschter Feuerwehrdaten auslösen. Elektronische Bestätigung Ein zur Vertretung der Feuerwehr berechtigter Admin kann die freigegebene Vereinbarung elektronisch bestätigen. Feuerwehr, bestätigender Benutzer, Zeitpunkt, Dokumentversion und Dokumentinhalt werden zur Nachweisführung gespeichert. Die Bestätigung gilt für die bezeichnete Feuerwehr. Eine neue freigegebene Version kann eine erneute Bestätigung erfordern. Diese Vereinbarung ersetzt weder die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit der Feuerwehr noch eine gesonderte Beauftragung kostenpflichtiger Nutzung.